我が社には専門の事務員がおりません。7年前に一人で会社を立上げて以来、社長兼営業部長兼経理部長兼総務部長を兼任してきました。

最初はよかったのですが、規模が大きくなるに連れて業務量が膨大な量になり、常に多忙を極めるようになりました。

まず、毎月のルーティーン業務です。月末に勤務表を集めて請求書を作成、客先に送付します。そして注文書の作成送付及び注文請書の受領、客先からも注文書が来て同じように注文請書を作成して送付しなければなりません。

そして、社員を増やすためには求人票を作ったり、応募者の対応をしたり、内容ノチェックや習性も欠かせません。その傍らで月次資料を作成して税理士に渡したり、ちょっと油断してるとすぐに仕事が溜まってしまいます。この事務仕事が溜まってしまうと結構モチベーションが落ちてしまうのです。いつになったら営業活動に専念できるのかと。営業活動をしてる間にもやり残した仕事が気になってしまいます。

創業したての社長が陥りやすい状態ですね。しかし、何年かやってるとだんだん慣れてくるというか、効率を追求するようになる。エキセルで簡単な式を作ってある値をいれると金額がすぐに出てくるようにしたり、売上データを見やすくして、請求書に移しやすくしたり、事務作業の過程過程を見直して楽にできるようにしてきました。

　社員が増えると労務管理が一気に増えます。数名でも給料の計算、有給の管理、労働保険や社会保険料の計算などキリがありません。しかも、厚生年金や社会保険料は毎年改定されますので間違えないようにしなければならない。限られた時間でこなさなければならないので必然的に効率を追求するようになるのです。私は元々事務仕事を苦手としていたのですが、だいぶ慣れましたね。もう７年もこんなｋとやってますから。あとは、組織化して業務を分散していければだんだん手があくようになるでしょう。６月入社のＮ君に業務の一部を引き継いでますし。

　もう少し会社が大きくなったら地元で事務の担当を雇いたく思います。